Реорганизация

Хранение электронных архивов в банках. Некоторые особенности

09.12.2013

25.11.2009г. свет увидело Указание Банка России № 2346-У, создающее благоприятные условия для организации системы электронного документооборота в кредитных организациях. Указанный нормативный акт разрешил и урегулировал порядок хранения отдельных видов банковских  документов в электронном виде.

Учитывая объем оформляемых банками документов, а также установленные законом сроки их хранения, данное новшество позволило значительно «разгрузить» архивы кредитных организаций, а также упростить их работу и работу прочих банковских служб.

Внедрение системы электронного документооборота и хранение таких актов – мероприятие добровольное. Решение о переходе на нее принимает руководство банка. В то же время практика показывает, что  подобный ход более чем оправдан, так как все расходы окупаются в течение 3-6 месяцев.

В то же время кредитная организация получает ряд безусловных преимуществ. И в первую очередь, разумеется, это более простое и доступное хранение архивов ( http://www.osgrm.ru/).  Удается значительно разгрузить соответствующие помещения.  Экономя их, банки также снижают кадровую нагрузку, ведь архив – это не просто склад документов, а каталогизированная система, нуждающаяся в полноценном обслуживании.

Важно и том, что в состав документов, которые можно хранить в  электронном виде, входят не только бухгалтерские и кассовые акты, но и управленческие, а также входящая и исходящая корреспонденция, журналы учета и др.

Немало возможностей для внедрения описываемой системы предоставил ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Разумеется, описываемое мероприятие нуждается в серьезном программном обеспечении, в том числе в создании резервных баз данных,  хранящих копии всех электронных документов.

Справедливости ради следует отметить, что электронные архивы – прерогатива не только банковского сектора. Сегодня любая компания может внедрить подобные системы, обеспечив при этом соблюдение действующего законодательства. Нормативные акты допускают хранение отдельных документов в электронном виде. И тут у банка есть два варианта действий. Он может инициировать создание специальных программ самостоятельно или поручить их внедрение IT-компании, специализирующейся на оказании подобного рода услуг. В любом случае у кредитной организации, решившей использовать надежный и эффективный инструмент для упорядочения информации, есть для этого несколько возможностей. Данное мероприятие значительно упрощает функционал кадров и поэтому за очень короткий срок окупает все потраченные на себя вложения.

Главное -  грамотно выполнить все сопутствующие мероприятия. И здесь помощь профессионалов не будет лишней. Благо, воспользоваться ею может каждый. Со своей стороны хотели бы порекомендовать центр ОСГ, который, являясь крупнейшим поставщиком архивных услуг, способен предложить широкий их перечень. В том числе, и  мероприятия по созданию электронного архива.


Назад к списку пресс-релизов